【设计知识】什么样的PPT设计能让你轻松搞定客户?

发布时间:2017-05-19 21:29

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他工作6年,却因为PPT做得丑,被领导炒鱿鱼了......做好PPT,对工作有多重要的这个梗,小9就不BB了。请看他自己爆料的帖子:


PPT做得太丑,配不上公司形象

建议人力评估,安排离职沟通



排版的样式无非那么几种,左右排版,上下排版,还有斜版。这些我们用眼睛直接看就可以看出来。如果再复杂一点的话,就是几种排版方式的结合。



三种经典排版方法。


❶ 左右排版:我们的视线移动的方向就是从左到右。

随着投影技术的发展,越来越多的宽屏出现。在发布会,演讲上我们经常见到左右排版。


❷ 上下排版:上下排版结构很清晰。

比如上面放标题,下面放具体的内容。这种排版在海报或者手机阅读上比较多,使人从头看到尾,不需要再转移视线去别的地方。


❸ 对角线版:冲击力是三种排版方式中最强的。

第一眼就给别人留下深刻的印象,但是如果内容过多的话,会有阅读障碍,毕竟斜的文字是没有横着的文字可能性强。



❷演讲场地的大小。

这一部分主要考虑视线和远近的问题。



在演讲场地中,如果投影屏幕距离最后一排的距离非常地远,那么,你在做PPT时,就应该把文字大小,一些细节信息等处理的大一点,方便最后排的人也能看清楚。


如果有可能的话,最好提前进入会场来测试一下。

 

❸听众的属性。


这一点关系到你所要准备的内容。给大家举个例子,假如有人邀请我去做一场关于如何做好PPT的演讲,那么,我就需要了解听众到底是小白还是高手,是教师还是一群学生等。

听众的属性不同,那么,我就要准备不同的内容,假如要面向教师来讲,我就需要准备一些跟课件制作相关的内容,而如果要面对学生,那么,我准备的可能是如何做好一个毕业答辩的PPT。

 

❹演讲的时长。


2、在开始制作幻灯片前,先把内容写出来。

 

PPT演讲的本质是传递信息,所以,你需要掌握如何把信息表述清楚的技巧。在这里推荐大家使用金字塔原理进行内容的构思和写作。


那么,什么是金字塔原理呢?之前也写过一篇相关文章:被奉为经典的「金字塔原理」,教给我们哪些PPT写作技巧?我在这里简单提一下。




当你要表述某一事情时,先把最终的观点写出来,然后寻找一级论据,完成第一次拆分。

如果一级论据还能有二级论据来支撑,那么就继续拆分。

如此往复,直到最终不能拆分。


这样,就会形成一个金字塔型结构,就是我们写作中常用的金字塔原理。

 

3、内容起到的作用是提示,而非说明。

 


在制作演讲型幻灯片时,千万不要想着做成信息说明书,把大量的文字和图片放在上面,然后自己傻乎乎地在台上照本念经。

 

正确的做法是,提供必要的信息提示,能配合演讲即可。要不然,你站在台上讲什么呢?直接把PPT打印出来发给观众不就完了吗?


4、多用图片,少用文字。

 

一图胜千言,一张使用合理得当的图片所带给观众的视觉表现力,远超于文字。

 

你花1000个字,准备了大量华丽的词藻来说明一个妹纸长相甜美,不如直接放上她的一张照片:


同样,你声情并茂地描述了建筑工人很辛苦,倒不如直接放一张工作照: 

 


之所以会产生这么大的差距,原因就在于是否在观众大脑中构建了画面感,因为大脑更容易接受视觉化的东西。

 

当然,图片千般好,也不是说完全不用文字,在演讲PPT中,文字更多的起到了注解的作用。



有时候,我们展示出一张图片,识图在观众脑中构建一个场景时,使用合理的文案,会产生更好的效果。




5、少用表格,多用图表。

 

图表是表格信息的可视化表达方式,在上文中也说到了,PPT演讲的目的是传递信息,而大脑更容易接受视觉化的信息,所以,当要展示数据时,建议大家还是多用图表。

 

大家可以对比两种形式的差别:

 



6、使用必要的动画来引导观众的注意力。

 

注意我使用的词,是必要的动画,而不是大量的动画。

 

在演讲PPT的制作中,切记,不要使用大量的动画效果,这样会让观众觉得你很浮夸。

 

那什么才是必要的动画呢?我曾经写过一篇文章:PPT动画怎么用,观众看起来更舒服?

 

在这里给大家举个例子,魅族PRO5发布会上,为了更好展示手机的零件构成,使用过这样的动画效果:



注:这只是截图,想看动的,可以搜视频。


 

7、考虑使用配乐。

 


一段恰如其分的音效可以点燃观众心中的情感,让其仿佛置身在某个特定的场景下。这一个技巧在烘托感情方面的作用非常明显。

但是,一定要选择与感情基调相匹配的音效,选择不当可能取得相反的效果。

 

8、注重幻灯片风格统一。

 


这里的风格统一包含以下几个方面:

❶语言风格上的统一。

通俗点讲,幻灯片上的内容,要让观众感觉像是一个人写的,也就是说语气不变。

 

❷设计风格上的统一。

这个主要体现在母版设计方面,主要由字体,背景,配色,效果等来体现出来。

 

❸素材风格上的统一。

这里说的的素材主要指图片,如果你选择了使用扁平化图标,那么就不要想着再去使用拟物化图标,否则,会显得很乱。

 

9、注重封面和尾页设计。

 


封面决定了观众对幻灯片,甚至演讲的第一印象。


它可以用来传递一个信息,告诉观众你要做什么:



总之,封面和尾页设计时,不要简单地从美观性角度来思考,更多时候,要注重一种功能性的使用。

 

10、当演讲内容较多时,一定要使用目录页。

 


目录页的作用就相当于在观众脑中构建一个框架,它可能让观众大致明白你要讲哪些内容,以及各部分内容之间有什么关联性。

 

给大家举个例子,在华为MATE8发布会上,就是从3大部分来介绍手机:




它的作用其实就是告诉观众,我们今天会从这3个部分来向你介绍我们的新手机。不仅如此,每一大部分下面如果又分为小部分,那么,还需要继续搭建目录页:




另外,不仅要在开始的时候展示目录页,在每一部分的结尾处,也要再次展示出来,并且把刚才讲的所有内容,简单回顾一下,然后再开始讲下一部分。




在一次演示中,难免会遇到一些与PPT相关的意外和突发情况,演讲者只有事先有充分的心理准备与周全的对策,方能保持风度与冷静,未雨绸缪,虽不能完全杜绝,但可以尽量将风险降到最低,决绝尴尬。

 

下面,就为大家总结了 5 个尴尬场景的解决方案,大家有则学之,无则加勉。

 

 




放映幻灯片的电脑软件不对

 

精心在自己的电脑上制作了精美的幻灯片,但演示需要用会议室或演讲现场的电脑,要用 U盘拷到另外的电脑上。

 

尴尬瞬间 1:放映电脑的 Office 版本较低,要么打开后全部错乱,要么连文件都打不开……

 

尴尬瞬间 2:放映电脑根本装的就不是 Office……

 


拒绝尴尬大揭秘——

 

❶ 不要认为自己在用高版本,就觉得可以完全无视低版本。现实是很多事业单位的朋友真的还在使用 2003 版,不少使用的还是 XP 系统。不要惊讶,技术发展上的不平衡经常远超我们的想象。所以建议每次外出携带的文件保存两个版本,PPTX 和 PPT 各一份。

 

❷ 不论你使用 PowerPoint 做了幻灯片,现场却需使用 WPS 播放;还是用 WPS 做了文档,现场用 PowerPoint 播放,都有潜在风险,所以最好提前咨询演示现场电脑软件安装情况。

 





字体丢失,视觉体验很差

 

在放映电脑上打开 PPT 文档,结果发现由于未装微软雅黑等字体,全部变成了宋体……

 

尴尬瞬间 1:一个个文本框挨个选择更换成相近的「黑体」,刚换到第5页就要开场了……

 

尴尬瞬间 2:强硬着头皮用宋体讲,观众的体验很不好,自己看着满屏的宋体也不忍卒读……

 

拒绝尴尬大揭秘——

 

❶ 用PPT中的【替换字体】,一种字体变为另一种字体,一步到位!

 


❷ 如果自己使用的字体无法用其他字体代用,可以考虑嵌入字体,但因此文件会变得很大,也会带来另外的一些风险。

 

所以比较好的办法是将字体随 PPT 一起拷贝,提前去安装所需的字体。

 

另外可以考虑将 PPT 输出为 PDF 或图片。 PDF 可以直接点击【另存为】,选择「 .pdf 」格式即可;图片版可以使用 Nordri Tools 插件将每页幻灯片生成图片。这样的处理之后,绝逼不会出现错乱问题,但因此也会丢失动画、触发等效果,所以一般适用于静态幻灯片。

 




字号太小,听众抱怨

 

由于对现场场地大小估计不足,字号设置太小,后排的观众看不清。

 

尴尬瞬间 1:观众直接喊「看不清!」,场面失控……

 

尴尬瞬间 2:观众看不清干脆放弃,低头玩手机,不听了……

 

拒绝尴尬大揭秘——

 

使用插件【美化大师】,点击【替换字体】。




弹出一个页面,可以看到【字号】的选项,在「增减字号」中设置要调节的大小即可对幻灯片字号批量更改。




在【对象】中可以选择要更换的对象,比如你只想更改标题的大小,可以只勾选「标题」即可,在【范围】中可以选择要对哪些页面进行修改。

 





需要快速定位到某张幻灯片

 

在PPT播放中,我们有时候需要快速定位到某张幻灯片页面上。

 

尴尬瞬间 1:用鼠标或翻页器啪啪啪啪啪啪啪啪点了几十下,终于翻到了第 28 页,展示了一下后再啪啪啪啪啪翻回去……一群观众就这样看着你表演翻页……

 

尴尬瞬间 2:退出放映模式,翻到某页后再放映,讲完这一页然后再次退出,然后翻到之前的那页,再点击放映……

 

拒绝尴尬大揭秘——

 

在播放状态下,你只需要按下【数字键+回车键】就可以快速定位到数字对应的幻灯片,比如按数字键【9】,再按【回车键】,就快速定位到第9页幻灯片上了;按数字键【1】和【8】,再按【回车键】,就可以定位到第18页。

 

另外,按【Home】键也可以快速回到第 1 张幻灯片页面,按下【End】键可以快速跳到最后一张幻灯页面。

 



内容太多记不住,窘态百出

 

不是每一个人都擅长在台上表达,本来就紧张,如果内容还比较多,结果就是各种窘态。

 

尴尬瞬间 1:语无伦次,观众看的尴尬癌都犯了……

 

尴尬瞬间 2:为了让自己不忘词,于是把所有的文字写到 PPT 上,密密麻麻一片又一片,密集恐惧症都发作了……

 

拒绝尴尬大揭秘——

 

在连接投影仪的情况下,放映时勾选【使用演示者视图】:




然后投影上还是正常全屏播放,而你在电脑上可以清楚看到这一页的备注内容以及小图预览下一页。




这样的话,既能看到文字备注让自己不忘词,还能提前看到下一页让自己顺畅转场,而且 PPT 简洁有逼格,一箭三雕!

 

这 5 种场景大家都有所防备了吗?




本文仅为案例收集分享,版权大咖们自已所有















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